ClearFacts a choisi IxorDocs pour améliorer la reconnaissance des documents entrants. ClearFacts a utilisé un algorithme propriétaire pour la reconnaissance de documents dans son application de pré-comptabilité. Cet algorithme a été remplacé par le modèle d'IA d'Ixor en octobre 2021.
Nous avons interrogé Gert Vrebos, directeur technique de ClearFacts, sur les factures numériques, l'apprentissage automatique et les défis passionnants auxquels l'entreprise est confrontée.
"IxorDocs est maintenant devenu un élément clé de ClearFacts. Il remplace un élément central de notre application".
Gert, comment avez-vous atterri chez ClearFacts ? "Oh, via une diversion. Avant de fonder ClearFacts avec des partenaires, il y a 8 ans, j'ai développé toutes sortes de logiciels personnalisés. Nous sommes passés par un certain nombre d'itérations, et c'est ainsi que nous sommes devenus la société ClearFacts actuelle."
Vous avez un discours d'ascenseur pour nous ? "ClearFacts simplifie avant tout l'administration du comptable et de la PME. Nous simplifions au maximum le flux de documents et soutenons leur traitement dans le progiciel de comptabilité. Nous assurons un gain de temps et surtout une efficacité accrue."
Comment faites-vous cela en pratique ? "Notre application numérise les documents en y plaçant une couche de texteOCR et en extrayant immédiatement les données les plus importantes du document. Sur la base des historiques et des prévisions, nous faisons une proposition comptable pour le comptable. À l'époque où nous avons fondé ClearFacts, les comptables traitaient encore manuellement tous les documents. Les rapports financiers ont souvent été remis en retard aux PME. Nous avons voulu optimiser ce processus. Nous estimons qu'il est important que notre solution soit et reste à bas seuil. Nos clients peuvent télécharger directement ou envoyer des factures par e-mail, et nous offrons également un lien avec Peppol. la liste des canaux d'entrée est longue. Notre solution comprend des intégrations avec divers progiciels de facturation, de sorte que les factures peuvent être transmises directement au système comptable."
Quel est le rôle d'Ixor ? "IxorDocs est maintenant devenu un élément clé de ClearFacts. Il remplace un élément central de notre application".
Vous voulez dire la création de la couche de texte ? "Eh bien, la création de la couche de texte est une marchandise. L'OCR existe depuis des années. Mais la reconnaissance automatique de données individuelles sur les factures telles que la date de la facture, le montant total, etc... est complexe. Reconnaître ces informations automatiquement et les extraire correctement, voilà ce qu'est la véritable reconnaissance des factures. Nous avons développé un algorithme pour cela en interne. Cet algorithme a bien fonctionné pendant des années, mais il était temps de le mettre à jour."
Tu as l'air presque nostalgique. Vous l'avez construit vous-même ? "Cet algorithme était l'un des éléments stratégiques que j'ai effectivement développé moi-même. J'ai maintenu l'algorithme jusqu'à ce qu'il soit remplacé par l'algorithme de reconnaissance des factures d'Ixor. Notre algorithme était basé sur des règles. C'était un système extrêmement complexe, très puissant, mais fragile. Il contenait tellement de règles que les ajustements ou les extensions devenaient de plus en plus difficiles à réaliser. Notre algorithme ne pouvait pas évoluer et être adapté automatiquement. C'est pourquoi nous avons cherché des solutions d'apprentissage automatique. Ces solutions peuvent facilement évoluer et s'adapter à de nouveaux modèles de factures."
Avez-vous longtemps cherché une solution avant de venir chez Ixor ? "Après un processus préliminaire approfondi, nous avons choisi Ixor. La composante de reconnaissance est un élément crucial de ClearFacts. Actuellement, 50 000 PME utilisent notre application, dont certaines sont de grandes entreprises qui possèdent des fichiers sensibles. Tous les documents doivent être traités correctement. Nos informations aux comptables sont basées sur la reconnaissance. Il faut que ce soit absolument correct."
Pourquoi le processus préliminaire a-t-il été si difficile ? "Comme nous avons développé nous-mêmes l'algorithme de reconnaissance original, nous disposons d'une référence très précieuse. Les résultats des solutions potentielles ont été comparés à ce point de référence. Au départ, nous avons examiné les produits standard , les suspects habituels, y compris les solutions internationales. Plusieurs solutions ont obtenu de bons résultats par rapport à notre référence, mais aucune n'a égalé notre référence sur les factures belges."
Nous en revenons donc à la qualité de la reconnaissance ? "La reconnaissance des factures est spécifique à la langue. Les autres solutions ont obtenu de bons résultats sur les factures en anglais, mais les résultats sur les factures en français et en néerlandais étaient décevants."
Il fallait un spécialiste local. "Absolument. Les résultats de l'algorithme de reconnaissance IxorDocs étaient les plus proches de notre point de référence. Ensuite, nous avons travaillé dur avec Ixor pour amener la qualité de la reconnaissance au niveau du système original basé sur des règles."
Lorsque les gens d'Ixor parlent de vous, ils mentionnent généralement la qualité et le retour d'information dans le même souffle. Peut-on déjà commencer à l'appeler le contrôle de la qualité en tant que service ? "L'évaluation comparative de la qualité de la reconnaissance n'est certainement pas une tâche facile ! Pour nous, il est crucial que le nouvel algorithme atteigne la même qualité que notre algorithme initial. Avant de faire le grand saut, nous voulions être sûrs !"
Nous avions de grandes chaussures à remplir. (rires) "Vous pouvez être tranquille ! 50 000 clients actifs, des millions de factures... nous voulions nous assurer que la qualité de la reconnaissance atteigne au moins le niveau initial. Et nous avons réussi. La reconnaissance est déjà meilleure qu'avant le changement."
Si vite ? "Si vite ! C'est l'une des raisons pour lesquelles nous avons opté pour un algorithme d'apprentissage automatique. La promesse est que la machine apprend. Nos clients attendent de notre système qu'il traite les corrections immédiatement et sans erreur. Avec IxorDocs, nous pouvons automatiser le contrôle de la qualité grâce à la boucle de rétroaction. En outre, nous avons la possibilité d'ajouter des demandes personnalisées ."
Encore plus d'évolutivité pour ClearFacts. "Evolutivité et sans souci ! Nous pouvons maintenant nous concentrer sur la poursuite du développement de ClearFacts et des services que nous offrons. Les ressources sont également libérées en termes d'infrastructure, puisque IxorDocs est une solution Cloud native. La reconnaissance des champs supplémentaires, la décomposition des pourcentages de TVA, etc. sont désormais réalisées par IxorDocs. Les possibilités supplémentaires offertes par IxorDocs nous ont convaincus de poursuivre avec l'algorithme d'Ixor."
Si je comprends bien, en quelques itérations de notre produit, nous sommes au même niveau que votre ancien système, et chaque itération qui vient apporte des améliorations. Comment vos clients réagissent-ils ? "Non ! C'est surprenant ! Les quelques réactions que nous avons reçues étaient pour la plupart positives. Nous avons échelonné le changement afin de pouvoir réagir rapidement en cas de réactions négatives. Nous avons d'abord adopté l'algorithme Ixor pour les factures d'achat. Dans une phase ultérieure, nous avons activé l'algorithme Ixor pour les factures de vente."
Y a-t-il une si grande différence ? "La différence entre les deux types de factures est immense. Toutes les factures de vente d'un certain client sont identiques. Mais les factures d'achat existent en autant de versions et de mises en page qu'il y a de PME. C'est pourquoi nous sommes d'abord passés à IxorDocs pour les factures d'achat. Lorsqu'une facture d'achat n'est pas reconnue correctement, cela fait mal une fois. Lorsque les factures de vente sont incorrectement reconnues, oui, la douleur est beaucoup plus grande. Dans un deuxième temps, nous sommes donc passés aux factures de vente. Nous avons informé nos clients du passage à un système d'apprentissage automatique. Ils sont également au courant des mises à jour mensuelles publiées par Ixor."
Vous avez changé juste avant le rapport trimestriel sur la TVA pour le troisième trimestre 2021. Nous avons trouvé cela passionnant. "Nous avons certainement trouvé cela passionnant ! Mais nous étions convaincus de notre décision. La qualité de la reconnaissance était élevée et le résultat du test de stress était prometteur. Le changement s'est fait en douceur ! Par la suite, nous n'avons pratiquement pas reçu de commentaires."
Quelles sont les prochaines étapes pour ClearFacts ? "Nous prévoyons une autre extension pour les mots-clés personnalisés, pour un nombre limité de nos clients. Les tests se déroulent bien, je ne m'attends donc pas à ce que le déploiement de cette extension pose des problèmes. Ensuite, nous voulons nous attaquer le plus rapidement possible à la reconnaissance des nouveaux domaines et à la ventilation des pourcentages de TVA. Ce dernier point sera une étape cruciale.
Notre dernière question : vers quoi pensez-vous que se dirige le marché dans son ensemble ? "J'attends le passage à un processus de facturation entièrement numérique. Mais nous n'en sommes pas encore là. La législation est en retard sur ce qui est technologiquement possible. En Italie, ils sont déjà plus avancés, mais je soupçonne le législateur belge d'attendre la législation européenne. Bien sûr, la facture numérique nous met la pression. Mais avec notre hyper-focalisation sur le créneau de la pré-comptabilité et de l'administration financière, ClearFacts sera certainement utile aux comptables et aux PME dans les années à venir.
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